Choice Hotels Canada Inc. (Choice) s’engage à protéger l’aspect confidentiel et privé des renseignements personnels obtenus. Nous avons donc mis au point des politiques et des procédures afin de s’assurer de notre conformité à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE).
Nous disposons d’un agent et d’une équipe de la protection de la vie privée afin de garantir le respect des lois canadiennes, de recevoir et de traiter les demandes de renseignements et les plaintes des clients, ainsi que de donner suite aux demandes d’accès aux renseignements et aux dossiers personnels.
Choice tient à vous offrir un service à valeur ajoutée en tout temps et à établir une relation durable qui saura évoluer au fil du temps à la lumière de vos besoins.
Nous protégerons tout renseignement que nos clients partagent avec nous.
La collecte et l’utilisation des renseignements relatifs aux clients seront limitées au minimum nécessaire à la prestation de services de qualité supérieure.
Nous permettrons seulement aux employés autorisés, qui ont reçu une formation dans le traitement des renseignements relatifs aux clients, d’avoir accès auxdits renseignements.
Les renseignements sur les clients ne seront pas révélés aux entreprises externes, à moins que nous ayons déjà informé le client par l’entremise d’un accord ou d’une entente de divulgation, que nous soyons autorisés par le client ou que la loi nous exige de le faire. Il se peut cependant que nous autorisions plus facilement des sociétés de renom à formuler des offres.
Nous dirons à nos clients au départ et au moins une fois par an comment retirer leurs noms des listes de commercialisation. Un client peut communiquer avec nous à tout moment afin de retirer leurs noms de telles listes.
Lorsque nous recourons à d’autres entreprises pour obtenir des services de soutien, elles devront se conformer à nos normes sur la vie privée.
Nous mettrons tout en ’uvre pour que les dossiers des clients soient complets, à jour et exacts. Nous fournirons à nos clients les étapes à suivre pour accéder facilement à leur compte et comment nous informer de toute erreur décelée, que nous corrigerons dans les plus brefs délais.
Nous pouvons vous demander ou recueillir sur vous des renseignements personnels, notamment :
Choice peut utiliser les renseignements recueillis pour les raisons suivantes :
a. pour vous inscrire au programme CP, pour surveiller ce compte et le tenir à jour;
b. pour répondre à vos questions au sujet de votre compte CP ou des autres services;
c. pour comprendre vos besoins et pour offrir des produits et services qui y répondent;
d. pour permettre à nos partenaires de vous offrir leurs produits et services par l’entremise du programme CP;
e. pour protéger les clients et Choice contre la fraude;
f. pour se conformer à la loi.
Nous pouvons également utiliser vos renseignements personnels afin de créer des statistiques sur notre société. Ces renseignements seraient dépersonnalisés et aucune donnée pouvant vous identifier personnellement ne serait incluse.
Vous pouvez refuser ou retirer votre consentement aux points c. et d., comme il est expliqué plus loin dans cette brochure. Avant d’utiliser vos renseignements personnels pour toute raison autre que celles énumérées dans les points a. à e. ci-dessus, Choice vous fournira une explication et vous demandera votre autorisation.
Comme nombre d’entreprises, nous gardons nos coûts bas en déléguant des services courants à des fournisseurs de services, et il est possible que nous leur donnions vos renseignements. Choice exige qu’ils signent une entente de non-divulgation acceptant de maintenir la confidentialité et la sécurité des renseignements relatifs à nos clients, de les protéger contre l’utilisation, la divulgation ou l’accès non autorisé par le fournisseur de services et de limiter leur utilisation à la raison pour laquelle ils furent divulgués. Une fois son travail achevé, le fournisseur de services doit détruire les renseignements ou les remettre à Choice. Nous pourrions recourir aux services de fournisseurs tiers, notamment pour les raisons suivantes :
Choice ne procédera pas à la vente de vos renseignements personnels dans aucune circonstance.
Nous utilisons des « témoins de navigation » et JavaScript sur notre site Web.Un témoin est un très petit fragment de texte qu’on met sur le disque dur de votre ordinateur. Le texte en soi ne fait rien, mais lorsque vous passez d’une page à l’autre, notre serveur Web peut gérer votre demande. Le témoin vous aide en préservant le contenu de votre requête sur notre serveur pour la durée de la visite ou, s’il le faut, pour les visites récurrentes (c.-à-d. ne pas afficher un sondage après l’avoir rempli ou après avoir décidé de ne pas le remplir).
En acceptant un témoin, vous ne fournissez pas vos renseignements à Choice et personne n’aura accès à votre ordinateur ni à toute donnée personnelle. Il s’agit tout simplement d’un petit fichier où nous gardons des renseignements permettant à notre serveur de remplir votre demande. Si vous avez d’autres inquiétudes, configurez votre navigateur pour refuser les témoins. Choice utilise Java sur son site Web afin de permettre une rapidité et une convivialité de traitement et de réalisation des commandes Internet. Java est un langage de programmation qui aide les ordinateurs de différents types à communiquer facilement entre eux.
Selon la nature et le caractère sensible de vos renseignements personnels, votre consentement à leur collection, à leur utilisation et à leur divulgation peut être explicite et positif. Vous pouvez donner votre consentement explicite et positif verbalement, par écrit ou par voie électronique. Il peut s’agir également d’un consentement tacite, que vous accordez quand vous utilisez nos services ou si vous ne répondez pas à notre offre de supprimer vos renseignements personnels d’une de nos listes de commercialisation. En pareil cas, nous présumons que vous consentez à leur utilisation. Si vous ne désirez pas recevoir du marketing direct, veuillez simplement communiquer avec nous et nous préciser que vous ne souhaitez pas être sur notre/nos liste(s) de commercialisation. Vous pouvez également nous informer si vous désirez que nous communiquions avec vous de façon particulière (c.-à-d. seulement par courriel). Si vous refusez d’être sur nos listes de commercialisation, vous ne recevrez plus de publipostage ni de courriels, y compris pour les offres exclusives et les renseignements relatifs aux nouveaux avantages pour les membres du programme CP.
Un retrait ou un refus de consentement sont assujettis aux restrictions légales et contractuelles. Nous pouvons rassembler, utiliser ou divulguer vos renseignements personnels sans votre consentement pour des raisons légales quand la loi nous autorise ou nous exige de le faire.
Un dossier de renseignements personnels sera créé et maintenu pour chaque membre du programme Choice Privileges®. Seuls nos employés et nos agents ayant besoin d’accéder à votre dossier dans l’exercice de leurs tâches y auront accès. Vous avez le droit d’accéder à votre dossier et d’exiger la rectification de tout renseignement désuet, obsolète, erroné ou incomplet. Pour y accéder, veuillez transmettre une demande par écrit à notre agent de la protection de la vie privée. Vous pouvez également demander l’accès à votre dossier par téléphone ou par courriel. Nous devrons valider l’identité de toute personne effectuant une telle demande afin de s’assurer que nous ne fournissons pas les renseignements à un individu qui n’a pas le droit de les consulter. Selon la complexité à extraire vos renseignements personnels, on pourrait vous charger de modestes frais d’administration. Nous vous informerons du montant desdits frais avant d’accéder à votre dossier. En règle générale, nous répondons aux demandes d’accès ou de rectification dans les 30 jours.
Dans certains cas, nous ne pourrons pas vous fournir les renseignements demandés. Par exemple, si les données personnelles :
Nous savons que vous avez des préoccupations quant à la sécurité des renseignements que vous nous fournissez. Afin d’y répondre, nous avons mis au point des processus et des procédures pour assurer la sécurité de vos renseignements personnels. Nous disposons de mesures de protection selon le caractère sensible des renseignements, y compris des :
Choice a travaillé très fort pour mettre au point un système de réservation vous permettant d’effectuer des réservations en ligne de façon sécuritaire, tout en sachant que les renseignements personnels que vous nous fournissez ne seront pas divulgués.
Notre site Web dispose d’un serveur sécuritaire. Lorsque vous effectuez une réservation sur notre site, vous serez connecté à notre serveur, qui transmet vos renseignements du navigateur afin de « chiffrer » votre commande. Tous les renseignements que vous renvoyez sont transformés en codes. À l’exception de choicehotels.ca, il est pratiquement impossible pour toute autre personne de les déchiffrer.
Veuillez communiquer avec l’agent principal de la protection de la vie privée par écrit ou par courriel au privacy@choicehotels.ca. Veuillez inclure les détails de la plainte dans votre lettre. Nous répondrons à votre plainte dans les 30 jours. Dans certains cas, Choice est autorisé à prolonger le temps de réponse de 30 jours supplémentaires; nous vous informerons par écrit si une prolongation est nécessaire. Si nous décidons de prolonger le temps de réponse, vous êtes autorisé à informer le Commissaire à la protection de la vie privée de votre plainte et de notre prolongation du temps de réponse.
Pour présenter une demande d’abstention ou d’accès à vos renseignements personnels, ou pour signaler des renseignements erronés ou déposer une plainte, veuillez nous écrire aux adresses suivantes :
Choice Hotels Canada Inc.
5090 Explorer Drive
Suite 500
Mississauga, Ontario
L4W 4T9
a/s de l’agent de la protection de la vie privée
Courriel : privacy@choicehotels.ca
